Rimborso Chilometrico Amministratori e Dipendenti: Calcolo Indennità

In alcune realtà lavorative sono sempre esistite le trasferte che portano i lavoratori ad accumulare chilometri e di conseguenze spese, per svolgere la propria attività lavorativa. Se sei curioso di capire se hai diritto a un rimborso, in quali casi e con quali modalità allora questa è la guida che fa per te.

Sia che tu sia amministratore sia che tu sia dipendente, potresti avere diritto ad un rimborso chilometrico. Scopri a quanto ammonta e come ottenerlo.

Continua a leggere per saperne di più.

Cosa si intende per rimborso chilometrico?

Quando viene utilizzato il proprio veicolo per lo svolgimento dell’attività lavorativa, l’azienda per cui si lavora, deve erogare un rimborso che viene inteso come indennità chilometrica.

La questione viene trattata non solo all’interno della normativa dedicata al reddito di lavoro dipendente ma anche dalla normativa relativa al reddito d’impresa.

Questo perché ci sono così tanti casi che si prospettano in materia fiscale per quanto riguarda i rimborsi chilometrici tale da non rendere possibile al legislatore la possibilità di trattarli in maniera unitaria.

Le norme a cui si fa riferimento sono l’articolo 49, 51 comma 3 e 95 del TUIR, vale a dire testo unico delle imposte sui redditi. In più c’è stata un’importante novità con la risoluzione 92/E del 2015 pubblicata sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

L’indennità chilometrica però è dovuta solo nel caso in cui il lavoratore sia stato autorizzato dal proprio datore di lavoro ad effettuare la trasferta col proprio veicolo. Tra l’altro l’autorizzazione deve essere fatta per iscritto e deve contenere:

  • il tipo di mezzo che verrà utilizzato;
  • il motivo della trasferta;
  • l’esplicito consenso nell’utilizzo di un veicolo da parte del dipendente;
  • il compenso per ogni chilometro percorso.Inoltre, una trasferta comporta anche altri tipi di costi in capo al dipendente e alla società per questo più in generale possiamo dire che esistono tre tipi di rimborsi:
  • rimborso spese forfettario vale a dire in forma di indennità;
  • rimborso spese analitico quindi supportato da documenti giustificativi.

Rimborso spese misto vuol dire che in parte deve essere documentato e in parte deve essere corrisposto come indennità.

La disciplina del rimborso chilometrico per gli Amministratori

Nel caso della disciplina inerente il rimborso per gli amministratori bisogna vedere che tipo di rapporto c’è tra l’amministratore e la società stessa vale a dire se parliamo di amministratore professionista titolare quindi di partita IVA oppure amministratore non professionista non titolare di partita IVA.

Gli Amministratori Professionisti

Se il beneficiario del rimborso chilometrico è un amministratore professionista e quindi titolare di partita IVA viene applicata la disciplina prevista per il reddito dei lavoratori autonomi e quindi il rimborso sarà soggetto ad IVA e al prelievo della ritenuta.

Dato che le spese di trasferta concorrono alla formazione del reddito professionale, quando queste vengono anticipate dall’amministratore, e successivamente richieste alla società come rimborso, queste rientrando tra i compensi percepiti dal professionista concorrono alla formazione del reddito e quindi sono assoggettate ad IVA e al prelievo della ritenuta.

Nel caso in cui invece  le spese di trasferta sono sostenute direttamente dalla società, queste non concorrono alla formazione del reddito professionale dell’amministratore e sarà la società a gestirle potendole tranquillamente dedurle.

Gli Amministratori non Professionisti

Quando l’amministratore non è professionista e quindi non è titolare della partita IVA quest’ultimo viene inquadrato come un’amministratore parasubordinato o meglio come un collaboratore coordinato e continuativo .

Sapere questo è molto importante perché il rimborso delle spese dipende dalle regole che sono previste nelle diverse tipologie contrattuali scelta per l’inquadramento.

In questo caso quindi il trattamento che viene utilizzato per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto è analogo a quello previsto per i lavoratori dipendenti.

Di conseguenza all’amministratore parasubordinato percepirà un compenso quale collaboratore coordinato e continuativo e quindi si andrà ad applicare l’articolo 51 del TUIR.

Quando parliamo della nozione di trasferta di deve fare una distinzione tra i lavoratori dipendenti e i collaboratori coordinati e continuativi e altri titolari di redditi assimilati al lavoro dipendente.

Questo perché nel primo caso si parla di trasferta quando l’attività viene svolta fuori dal Comune che può essere inquadrato come una delle sedi del datore di lavoro.

Nel secondo caso invece si ha trasferta quando il collaboratore deve svolgere un’attività al di fuori dalla sede naturale che il contratto definisce come sede dove svolgere la propria  attività lavorativa.

Di conseguenza, se il rimborso chilometrico riguarda spese di trasferte effettuate all’interno del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro, la deducibilità da parte della società è piena e il rimborso concorrendo alla formazione del reddito dell’amministratore risulterà interamente tassato.

Nel caso di trasferte effettuate al di fuori dal territorio comunale dove vi è la sede di lavoro, assume grande importanza la modalità di rimborso della spesa che si utilizza.

Come già è stato detto sono tre le modalità di rimborso ma a prescindere da quella utilizzata, l’amministratore dovrà documentare le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto per fare in modo che le trasferte fuori dal territorio comunale non siano soggette a tassazione.

La disciplina per il rimborso chilometrico per i dipendenti

Secondo la disciplina, ai lavoratori dipendenti, il rimborso chilometrico non è soggetto a tassazione in quanto non è classificabile come remunerazione che accresce il proprio reddito da lavoro, ma come indennizzo per costi sostenuti dal dipendente per conto dell’impresa.

Bisogna fare una distinzione però tra i lavoratori dipendenti che effettuano una trasferta al di fuori del comune dove vi è fisicamente la sede di lavoro e quelli che effettuano una trasferta all’interno del comune stesso.

Questo perché nel primo caso l‘indennità percepita non può essere soggetta a tassazione mentre nel secondo caso si, in quanto le indennità per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, concorrono a formare il reddito e quindi sono tassabili.

Attenzione però perché l’agenzia delle entrate ha chiarito che i rimborsi chilometrici erogati per aver effettuato una trasferta al di fuori del territorio comunale sono esenti da imposizione fiscale solo ad una condizione.

Vale a dire che in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità deve essere calcolato in base alle tabelle ACI, avuto riguardo:

  • del tipo di automezzo usato dal dipendente;
  • della percorrenza;
  • dal costo chilometrico  ottenuto in base al tipo di vettura.

Inoltre il 30 ottobre 2015 è stata pubblicata sul sito dell’Agenzia delle entrate la Risoluzione 92/E in materia di trattamento fiscale del rimborso chilometrico ai dipendenti.

Infatti la risoluzione dichiara che nel caso in cui la distanza tra la residenza del lavoratore e il luogo della trasferta sia maggiore rispetto alla distanza tra il luogo di lavoro e il luogo della trasferta, il rimborso inerente la distanza extra sarà tassabile.

Riepilogando: per le trasferte all’interno del territorio comunale, dove è situata la sede di lavoro, il rimborso chilometrico concorre a formare reddito di lavoro dipendente e quindi sarà imponibile vale a dire soggetto a tassazione.

Per le trasferte fuori dal territorio comunale invece il rimborso non sarà soggetto ad imposta. Tuttavia sarà tassabile il rimborso corrispondente all’eventuale differenza tra i chilometri percorsi dalla residenza del lavoratore e il luogo della trasferta e quelli percorsi dal luogo di lavoro al luogo della trasferta.

Il trattamento economico dal punto di vista della società

per le società è importante invece capire se questi costi possono essere o meno considerati deducibili. La disciplina fiscale dei rimborsi chilometrici stabilisce che sia deducibile per l’azienda il costo di percorrenza per autoveicoli con potenza massima :

  • non superiore a 17 cavalli, se benzina;
  • non superiore a 20 cavalli se diesel.
L’ eccedenza tra costi chilometrici effettivi e quelli deducibili sarà soggetta a tassazione.Tra l’altro all’interno del rimborso chilometrico vi rientrano anche i costi diretti di utilizzo del mezzo, come ad esempio il carburante.
Mentre sono esclusi i pedaggi autostradali e i parcheggi, per i quali però può sempre essere richiesto un rimborso separato. Infine non è necessario che il dipendente sia il proprietario del veicolo infatti ne è sufficiente la disponibilità.

Come si calcola l’indennizzo?

Per calcolare l’importo del rimborso che deve essere erogato dall’impresa, quest’ultima, oltre a considerare come elementi necessari la percorrenza, la tipologia di automezzo usato dal dipendente e il costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura, deve anche fare riferimento alle Tabelle Aci.

Queste contengono i nuovi parametri di riferimento che vengono presi in considerazione per effettuare il calcolo dei rimborsi che spettano ai dipendenti e ai professionisti che utilizzano il proprio mezzo di trasporto per attività di lavorative.

Inoltre si tiene conto di due tipologie di costi annui di percorrenza:

  • costi proporzionali, che dipendono dall’utilizzo del veicolo come ad esempio il carburante, la manutenzione, le riparazioni , i pneumatici;
  • non proporzionali, ovvero che non dipendono dall’utilizzo del veicolo quindi ad esempio parliamo della tassa automobilistica o dell’assicurazione R.C.A.

Quindi l’azienda per individuare la somma del rimborso può:

  • tenere solo conto dei costi proporzionali e così il rimborso sarà deducibile sempre se l’autovettura sia di 17 cavalli se a benzina o 20 cavalli se a diesel.
  • tenere conto sia dei costi proporzionale che, in parte, di quelli non proporzionali anche se in questo modo bisognerà fare un’analisi per verificare l’utilizzo personale che viene fatto con la vettura.

Infine ci tengo a sottolineare che il sito ACI mette a disposizione online, a seguito della registrazione gratuita sul sito, un servizio che permette di calcolare autonomamente il rimborso chilometrico inserendo semplicemente i chilometri effettivamente percorsi durante la trasferta.

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Fondatore di Affarimiei.biz nel 2014. Laureato in Giurisprudenza, da sempre divoratore di libri e divulgatore sul web in campo economico e finanziario. Principali passioni: business, finanza personale e investimenti.
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Fondatore di Affarimiei.biz nel 2014. Laureato in Giurisprudenza, da sempre divoratore di libri e divulgatore sul web in campo economico e finanziario. Principali passioni: business, finanza personale e investimenti.

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